W dzisiejszych czasach praktycznie każda firma przetwarza dane osobowe – niezależnie od tego, czy dotyczą one pracowników, klientów, czy kontrahentów. Dane te mogą obejmować różne informacje, od prostych danych kontaktowych po szczegółowe informacje finansowe. Odpowiedzialność za bezpieczeństwo tych danych jest duża, a w niektórych przypadkach przetwarzanie pewnych rodzajów informacji wymaga powołania inspektora ochrony danych (iod)
Kiedy musisz powołać IOD?
Zgodnie z art. 37 rozporządzenia RODO, powołanie IOD jest wymagane w następujących sytuacjach:
- Przetwarzanie danych przez organ lub podmiot publiczny, takie jak jednostki samorządu terytorialnego, uczelnie publiczne, organy władzy, sądy i inne podmioty tworzące sektor finansów publicznych.
- Główna działalność administratora lub podmiotu przetwarzającego polega na przetwarzaniu na dużą skalę szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak dane wrażliwe, ujawniające m.in. pochodzenie, stan zdrowia, poglądy polityczne, światopogląd.
- Główna działalność administratora lub podmiotu przetwarzającego polega na operacjach przetwarzania, które ze względu na swój charakter, zakres lub cele wymagają regularnego i systematycznego monitorowania osób, których dane dotyczą na dużą skalę.
Kto może zostać Inspektorem Ochrony Danych?
Inspektorem Ochrony Danych może zostać każda osoba, która posiądzie specjalistyczną wiedzę na temat prawa i praktyki w zakresie ochrony danych. IOD powinien być w stanie spełniać swoje zadania w sposób niezależny i bezstronny. Może to być wewnętrzny pracownik firmy, ale również podmiot zewnętrzny, na którym firma zdecyduje się skorzystać. Wybór zależy od specyfiki firmy, skali przetwarzania danych oraz zasobów, które firma jest w stanie przeznaczyć na tę funkcję.
Doradztwo w sprawie RODO
Jeżeli jesteś przedsiębiorcą i nie masz doświadczenia w temacie RODO, warto skorzystać z doradztwa profesjonalnych firm specjalizujących się w tej tematyce. Oprócz audytu i doradztwa, wiele z tych firm oferuje usługi zewnętrznego inspektora, który może odciążyć Twoją firmę od części obowiązków związanych z ochroną danych. Inną opcją jest przeszkolenie pracowników, które pomoże im zrozumieć, jak prawidłowo przetwarzać dane osobowe.
Pamiętaj, że niezależnie od tego, czy Twoja firma jest zobowiązana do powołania IOD, czy nie, zawsze jest to dobry pomysł. Inspektor Ochrony Danych może pomóc w utrzymaniu zgodności z przepisami, zmniejszeniu ryzyka naruszenia ochrony danych i poprawie zaufania klientów do Twojej firmy.